Ofis Planlaması ve Koronavirüs
Geçtiğimiz 50-60 yılda ofis planlaması değişen yaşam tarzımıza uygun olarak, yavaş ama emin adımlarla değişti. Ancak yaşadığımız son 5-6 aylık süreçte ise bu değişim dramatik bir şekilde hızlandı. Halen içerisinde bulunduğumuz “evden çalışma düzeni”, pek çok konuda bize farklı deneyimler yaşatmaya devam ediyor. Bu deneyimler, ofislere geri dönüş senaryolarına rehberlik etmek için kritik öneme sahip. Peki bu salgının etkilerinin azaldığı ve ofislere geri dönmeye başladığımız günlerde, eski ofis tasarım kriterleri halen geçerli olacak mı? Yaşadığımız bu deneyimler, yeni ofis tasarımlarını nasıl şekillendirecek?
Uzaktan çalışma düzeninin yarattığı faydaları bir süredir yaşıyoruz. Daha fazla özerklik, çalışma saatlerinde esneklik, trafiğe çıkmamak ve dolayısı ile karbon ayak izinin azalması ve en önemlisi zaman kazancı. Bunun yanında sanal iletişim araçlarının da yeni ofis deneyimleri oluşturmakta ne kadar etkili olduğunu anladık. Ancak hiçbir şeyin, yüz yüze etkileşimin yerini tutmadığını da bu süre zarfında fark ettik. Yüz yüze etkileşim, sanal ortamın aksine, hem ofis kültürü hem de iş arkadaşlarımızla sosyal bağlar kurmamıza yardımcı oluyor. Zaten çalışanların ofislere geri dönme isteklerinin ana sebebinin bu etkileşim ve kurulan sosyal bağlar olduğu, yapılan araştırmalar sonucunda net bir şekilde ortaya çıktı. Bu sonuçtan hareketle, gelecekteki ofislerin mimari tasarım kriterlerinin, çalışanların bir topluluk oluşturma, kurum kültürü ve iş arkadaşları ile sosyal bağlar kurulmasına katkı sağlaması gerektiğini anladık.
Yaşadığımız pandemi öncesindeki ofis tasarımları kısmi de olsa, az önce bahsettiğimiz kriterlere benzer nitelikteki yaklaşımları içeriyordu. Şöyle ki; aktiviteye dayalı tasarım prensipleri (agile ofisler), ileri teknoloji kullanımı, çalışanlar arası sosyal bağ ve etkileşimin kuvvetlendirilmesi (aidiyet) kavramları, önemli birer tasarım verisiydi. Ancak bu kavramlar ile mekanı max. verimlilikte kullanma gayesi ve açık ofis kurgusu; ofislerde hibrit bir tasarım konsepti yarattı. Max. mekânsal verimlilik, ister istemez kişi sayılarına yansıdı ve ofis kullanım yoğunluğunun oldukça artmasına yol açtı. Son 30 yılda ofislerde, kişi başına düşen alan miktarı sürekli azalıyor. Ancak yaşadığımız küresel salgın, bu sonucu hızla tersine çevirecek.
Az önce değindiğimiz gibi, geçmişteki geleneksel ofis planlamaları max. kapasite kullanımına odaklanır ve böylece çalışma istasyonlarının sayısı önemli bir kriter oluştururdu. Çalışanların ofis ve iş arkadaşları ile kuracakları sosyal bağ, bu kapasite kullanımı yanında çok daha az önemliydi. Ancak pandemi sonrasında bu mekânsal yoğunluğu azaltmaya, deneyim odaklı mekanlar yaratmaya ve bahsettiğimiz sosyal ağların kurulmasına öncelik vermeliyiz. Bu sayede pandemi sürecinde sıklıkla özlemini duyduğumuz sosyolojik bağların daha da kuvvetlenmesine katkı sağlayabiliriz. Artık masa sayılarına göre tasarım yapmak yerine, edindiğimiz yeni deneyimlerin ışığında, ofis içi yeni bağlar kurulmasına imkan tanıyacak tasarım kriterlerine önem verilmelidir. Bunun yöntemi de ofis içi esnek planlamalar yaratmak ve farklı büyüklüklerde ekiplerin bir araya gelebileceği, çok daha az yoğunluklu mekanlar tasarlamaktır. Çalışanların iş istasyonları dışında, farklı ortamlardaki buluşmalarına imkan tanıyan ve aynı zamanda ofis içi işbirliklerinin kurulmasını destekleyen mekânsal düzenlemeler önem kazanmalıdır. Bu düzenlemeler de daha az iş istasyonu, fakat daha fazla ortak çalışma alanları yaratılması anlamına gelir. Bu doğrultuda yeni ofis planlamasında, çalışma dışı destek ve sosyal alan kullanımı ile sirkülasyon için ayrılan alanlar önemli ölçüde artacak. Bu prensiple, ofislerde kişi başına düşen alan miktarının, yaklaşık %20 ile %30 arasında artacağı öngörmekteyiz. Bu rakamlar elbette ki mekânsal verimliliğe ve ofislerin uzaktan çalışma düzenine ne kadar adapte oldukları ile doğru orantı olarak şekillenecek.
Çalışanların ofiste yaşadıkları deneyimler; işbirliği, öğrenme, mentörlük gibi kavramlar, bahsettiğimiz bu sosyal etkileşim ve kurulan bağın ana unsurlarını oluşturur. Bu doğrultuda iş istasyonu sayılarının ötesinde, topluluk odaklı işbirlikleri yaratacak mekansal kurgulara odaklanmalıyız. Dolayısı ile farklı büyüklüklerde proje odaları oluşturmak ve proje süresince bu odaları rezerve etmek, iş bitiminde de bu alanların tekrar farklı bir düzende değiştirilmesine imkan tanıyacak mekanlar tasarlamalıyız. Yani bir anlamda ofis içi esnek kullanımlı, kamusal ve özel alanların ayrıştırılabildiği, bu ayrımın da ofis çalışanları tarafından yapılmasına imkan tanıyacak tasarımlar yaratmak çok önemli. Nasıl ki evden çalışırken, kendimize ofis konforu oluşturmak için farklı düzenlemeler yaptıysak, ofis içerisinde de buna benzer esnek çözümler yaratılması; kullanıcılara güven veren, daha sağlıklı ortamlar oluşturmalarına imkan sağlayacaktır.
Tüm bunlara ilave olarak; kurulması teşvik edilen bu işbirliği ortamlarının yanında, bireysel çalışanların da tek başlarına konsantre olabilecekleri, ofis konforundan ve ofisin teknolojik imkanlarından yararlanabileceği, sosyal mesafeli bireysel çalışma ortamlarının da planlanması gerekmektedir. Bu sayede çalışanların, ofisin imkanlarından mahrum kalarak evlerinde yaşadıkları fiziksel ve teknolojik altyapısal olumsuzluk ve eşitsizlikler de ortadan kalkmış olacaktır.
Yaşanan pandemi süreci, ofislerin geleceği konusunda önemli soru işaretleri yarattı. Acaba ofislerin sonu mu geldi? Bundan sonra sürekli evden mi çalışacağız? Ofisler kapanacak mı? Gibi soruları sıklıkla duyar olduk. Ancak edindiğimiz yeni deneyimler ve ortaya çıkan sosyolojik ihtiyaçlar ışığında, çalışma ortamı olarak işyerlerini, halen tercih etmekteyiz. Ancak elbette ki yeni ihtiyaçlar ve gereksinimler doğrultusunda bu mekanlar da evrim geçirecek. Bu doğrultuda yeni ofis tasarım prensiplerinde gerek sosyolojik, gerekse de fiziksel açılardan önemli değişiklikler yaşanacak. Artık çalışanlara ilham verecek, farklı bağlantılar kurmalarına ve sosyal deneyimler kazanmalarına imkan tanıyacak, aynı zamanda kurumsal kültüre değer katmaya odaklanan mekansal tasarım kriterleri, geleceğin ofislerini şekillendirecek.